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M6合同管理办法V1.0为规范贵州山水公益基金会(以下简称“基金会”)合同管理,防范合同风险,维护基金会合法权益,根据《中华人民共和国民法典》等有关法律法规,结合基金会实际,特制订本办法。 第一章 总则 第一条 本办法所称“合同”,是指基金会开展工作时,与自然人、法人或其他组织等之间设立、变更、终止权利义务关系的协议,包括合同、协议、备忘录、确认书等。基金会对外签订的各类合同一律适用本办法。 第二条 合同管理是基金会管理的一项重要内容,对于项目的管理、监督和执行都具有积极的意义。基金会法人、全体工作人员,都必须严格遵循下列原则: (一)依法签订合同,保证合同的合法性; (二)切实履行合同,保证合同的有效性; (三)妥善保存合同,保证资料的完整性; (四)及时合法处理合同纠纷,维护基金会合法权益。 第二章 合同签订 第三条 签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定,必须以维护基金会合法权益为宗旨,决不允许个人在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利,违者依法严惩。 第四条 甲乙双方除法定代表人外,其余签约代表必须持有授权委托书才可签订合同。本基金会对外签约由理事长亲笔签署,或由理事长授权委托相关负责人签署。未经授权,任何人不得以基金会名义对外签署合同。 第五条 签约人在签订合同之前,必须认真了解对方当事人的情况及资金来源,未落实的不得起草、订立合同。 第六条 合同一律采用书面格式,并优先选用基金会合同示范文本,其次可根据谈判结果自行拟定合同文本。 第七条 各方经协商一致对合同的修改、补充合同的文书、电传、图表等,是合同的组成部分,但不得以其替代合同。 第八条 合同条款应当完备、严密,除根据法律规定或按合同性质必须具备的条款外,还可以根据具体情况约定其他条款。 第九条 合同的语言应准确、严谨、简练。合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。 第十条 若无特殊要求,合同一式贰份,双方各执壹份。 第三章 审查批准 第十一条 合同在正式签订前,均需按照基金会协议审批程序进行审批,经基金会审核通过的合同方可签署。未经基金会审核同意的合同不予认可。 第十二条 合同审批流程如下:合同起草部门发起-财务部审批—常务副秘书长审批-秘书长审批-理事长审批(需理事长审批的合同)。 第十三条 合同原则上由部门负责人具体经办,拟订初稿后必须经秘书长审阅后再按合同审批权限审批。重要合同必须经基金会法务顾问或委员审查。 第四章 合同执行 第十四条 合同一经签订,承办部门应对合同的履行情况进行动态监督,并注意防范合同履行过程中的法律风险,发现问题及时处理或汇报,保质、保量、按期完成合同约定事项,并保存好合同履行中所产生的相关材料。否则,造成合同不能履行、不能完全履行的,要追究有关人员的责任。 第十五条 合同生效后,须全面、及时履行合同,除法律另有明文规定或合同有约定外,不得擅自改变、转让合同义务。 第十六条 合同生效后,如对方出现预期违约或实际违约情形的,承办部门应及时告知、督促对方,要求其履行或采取补救措施切实履约,同时应及时将违约情况向秘书长汇报,采取必要措施防止损失扩大,并注意收集、保全有关证据。 第十七条 合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的,一般应以项目结项材料齐全为准。 第十八条 合同履行完毕或合同权利义务终止时,承办部门应向秘书长报告合同的执行情况及结果,并及时在基金会合同年/月报表填入相关情况。 第五章 变更解除 第十九条 合同依法签署后,即具有法律效力,不得再对条款和内容进行变更。因情势变化确实需要变更、解除合同的,须符合法定或约定的条件,并签署书面补充协议。 第二十条 变更或解除合同应当注意以下事项: (一)补充协议仍应按本办法规定的审批与签订程序办理; (二)合同主体变更,须征得合同各方一致确认,并报理事长审签; (三)合同中有担保条款的,变更合同应当经原担保方书面同意确认; (四)合同经过公证的,变更或解除合同的协议应当报原公证机关备案; (五)变更、解除合同,一律必需采用书面形式(包括双方的信件、函电、电传等),口头形式一律无效; (六)法律法规有特别规定的应当按法律法规办理。 第二十一条 变更、解除合同的新合同在未达成或未批准之前,原合同仍有效,仍应履行。 第二十二条 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的,除法律允许免责任的以外,均应承担相应的责任,并在变更、解除合同的新合同书中明确规定。 第六章 纠纷处理 第二十三条 合同在履行过程中出现争议等问题的,秘书处应积极与对方当事人协商解决,协商不成的,应按《中华人民共和国民法典》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。 第二十四条 合同纠纷由有关业务部门与法律顾问负责处理,经办人对纠纷的处理必须具体负责至结束。 第二十五条 合同纠纷的提出,加上由我方与当事人协商处理纠纷的时间,应在法律规定的时效内进行,并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间。 第二十六条 对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的,应签订书面合同,由双方代表签字并加盖双方单位公章。 第二十七条 对双方已经签署的解决合同纠纷的合同书,仲裁机关的调解书、仲裁书,在正式生效后,应复印若干份,分别送与对该纠纷处理及履行有关的部门收执,各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。 第二十八条 对于当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有关规定的,承办人应及时向秘书长汇报。 第二十九条 对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的,可向人民法院申请执行。 第三十条 在向人民法院提交申请执行书之前,有关部门应认真检查对方的执行情况,防止差错。执行中若达成和解合同的,应制作合同书并按合同书规定办理。 第三十一条 合同纠纷处理或执行完毕的,应及时通知有关部门,并将有关资料汇总、归档,以备考。 第七章 合同管理 第三十二条 基金会对合同实行统一管理、分类归口制度,委托书制度,基础管理制度。 第三十三条 基金会的合同由理事长授权基金会秘书处总负责,相关部门负责人具体负责合同谈判、拟稿、签约及执行工作。 第三十四条 基金会所有合同均由秘书处统一登记编号,按审批权限由理事长或其书面授权人签署。 第三十五条 秘书处认真做好合同管理的基础工作。具体如下: (一)建立合同电子档案。 (二)建立合同管理台帐。 (三)填写“贵州山水公益基金会捐赠合同**月报表”及“贵州山水公益基金会捐赠合同**年报表”。 第八章 附则 第三十三六条 本制度由秘书处制定并负责解释,经理事会讨论通过理事长签批后实施。
附件: 1.贵州山水公益基金会捐赠合同**月报表 2.贵州山水公益基金会捐赠合同**年报表附件1:贵州山水公益基金会捐赠合同**月报表
附件1:
附件2:
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